12.01.2023

Die Kunst zu delegieren

Bild: pixabay [CCO]

Immer wieder und in jeder denkbaren Lebensphase und Situation kommt es vor, dass uns die Menge unserer Aufgaben über den Kopf wächst. Dann tun wir gut daran, einen Teil der anstehenden Arbeit "out-zu-sourcen", also an andere zu delegieren. Da hört sich ganz einfach an, ist aber nicht immer so leicht.

Natürlich fällt es uns nicht schwer, unangenehme Arbeiten abzugeben und auf andere abzuwälzen. Das ist allerdings nicht gemeint, wenn es ums Delegieren geht. Sind es verantwortungsvolle Aufgaben, die möglicherweise weitreichende Konsequenzen nach sich ziehen, oder müssen für kniffelige Probleme Lösungen gesucht werden, tun wir uns deutlich schwerer, andere damit zu beauftragen. Auch wenn sie uns in ihrem Umfang mental und zeitlich überfordern. Getreu dem Motto des bedauerlicherweise kürzlich verstorbenen Aphoristikers und Kalenderverlag-Inhabers Klaus Klages

versuchen wir lieber selbst, alles irgendwie unter einen Hut bzw. gebacken zu bekommen, anstatt nach Hilfe zu fragen. Leider endet dieser falsche Ehrgeiz gerne auch mal im totalen Chaos oder bestenfalls darin, dass die anstehenden Aufgaben nur unvollständig oder zu spät erledigt werden.

Dabei ist es völlig egal, ob Sorge vor Kontrollverlust oder Selbstüberschätzung der Grund dafür ist, dass man nicht bereit ist zu delegieren. Das Ergebnis ist häufig gleichermaßen fatal. Schlimmstenfalls droht neben dem unbefriedigenden Arbeitsergebnis zusätzlich ein Burnout oder andere psychische Probleme aufgrund der großen Belastung und des ständig hohen Stresslevels.

Aufgaben zu delegieren hat viele Vorteile: Werden sie auf mehreren kompetenten Schultern verteilt, so können sich die einzelnen Mitarbeiter bzw. Kollegen deutlich besser auf ihre Aufgaben fokussieren und werden damit erheblich effizienter. Jeder einzelne hat weniger Stress, und durch geplante Absprachen und Feedbacks wird gleichzeitig das Team und die Kommunikation untereinander gestärkt. Netter Nebeneffekt: Mitarbeitern verantwortungsvolle Aufgaben zu übertragen, stärkt deren Motivation, ihre Sache gut oder noch besser zu machen, da sie sich wertgeschätzt fühlen.

Hört sich doch so leicht an! Leider stehen wir uns beim Delegieren häufig selbst im Weg. Die Sorge darüber, dass das Ergebnis zu spät oder zu schlecht ausfällt, verbunden mit der Angst, die Übersicht oder Kontrolle zu verlieren, lässt sich nicht immer ohne weiteres beiseiteschieben.

Was braucht es also, um erfolgreich delegieren zu können? Neben Vertrauen zu den Mitarbeitern und Kollegen auch eine nicht zu unterschätzende Portion Mut und Menschenkenntnis. Nachdem man herausgefunden hat, welche der anstehenden Aufgaben nicht zwingend von einem selbst erledigt werden müssen, muss man nämlich denjenigen im Team finden, der am besten für eine zu delegierende Aufgabe geeignet ist. Es macht ja keinen Sinn, jemand völlig fachfremdes oder einen grundsätzlich unmotivierten Kollegen zu beauftragen. Am besten findet man einen im Team, der die Aufgabe sogar besser erledigen kann, als man selbst.

Genauso wichtig, wie die richtige Besetzung für eine Aufgabe zu finden ist es, die Aufgabenstellung und Erwartungen klar zu formulieren sowie einen guten Zeitrahmen zu definieren. Den Weg, den der Mitarbeiter einschlägt, um das Ziel zu erreichen, muss man selbstverständlich begleiten, ihm gute Voraussetzungen schaffen und für Rückfragen zur Verfügung stehen. Man sollte sich aber davor hüten, sich ständig einzumischen und gutgemeinte (Verbesserungs-)Vorschläge zu machen. Jeder Mensch hat seine eigene Arbeitsstrategie und Vorgehensweise und das muss man aushalten können, wenn man den Beauftragten nicht gleich wieder demotivieren möchte. Ein Eingreifen ist nur erlaubt, wenn abzusehen ist, dass ein komplett falscher Weg eingeschlagen wird, der das Ziel sicher verfehlen wird, oder es offensichtlich einen effizienteren und besseren gibt.

Aller Anfang ist schwer - auch beim Delegieren. Das wissen besonders diejenigen, die noch nicht lange als Führungskraft arbeiten. Aber Übung macht den Meister und wie zu vielen Themen findet sich auch zum Delegieren ein umfangreiches Angebot an Blogbeiträgen, Tipps und Ratgeberseiten im WWW, die im Übrigen auch hervorragend im privaten Bereich anzuwenden sind. Denn auch hier gibt es genügend Anlässe, anstehende Aufgaben auf Familienmitglieder oder Vereinskollegen zu übertragen.

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